Cамой спорной статьей затрат на содержание автомобиля по праву можно считать приобретение горюче-смазочных материалов. К таковым, прежде всего, следует отнести топливо (бензин, дизельное топливо), смазочные материалы (моторные масла, трансмиссионные масла и специальные масла), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса организация может включить их стоимость в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Но в каком размере?
Сам главный налоговый закон не относит затраты на ГСМ к разряду нормируемых в целях налогообложения прибыли. Однако списывать их можно лишь в определенных пределах. К примеру, в письме от 4 сентября 2007 года № 03-03-06/1/640 эксперты Минфина предписали хозяйствующим субъектам включать в состав расходов стоимость горюче-смазочных материалов лишь в пределах лимитов, установленных руководящим документом Минтранса Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
В частности, чиновники сослались на абзац 2 общих положений данного акта, который гласит, что утвержденные им нормы можно применять для расчетов по налогообложению предприятий. Впрочем, этот документ имел силу до 31 декабря 2007 года.
В 2008 году Министерство транспорта с некоторым опозданием утвердило новые нормы ГСМ (распоряжение от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). Но и обновленная версия документа содержит ссылку на то, что установленные им лимиты могут использоваться для расчетов по налогообложению предприятий. Таким образом, нет никаких оснований полагать, что Минфин изменил свою точку зрения в отношении необходимости нормировать расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли.
Между тем позиция, занимаемая специалистами финансового ведомства, весьма спорна. Дело в том, что Минтранс не вправе издавать нормативные правовые акты по вопросам налогообложения (п. 1 ст. 4 НК). Следовательно, в целях налогового учета руководствоваться нормами, установленными транспортным ведомством, необязательно. Такую точку зрения подтверждает, в частности, и постановление ФАС Центрального округа от 4 апреля 2008 по делу № А09-3658/07-29.
В свою очередь тот факт, что нормирование расходов на приобретение ГСМ Налоговым кодексом РФ в целях налогообложения прибыли не предусмотрено, подтвердил и Высший Арбитражный Суд (определение ВАС от 14 августа 2008 г. № 9586/08 по делу № А09-3658/07-29).
Таким образом, по сути, организации вправе учитывать расходы на приобретение топлива в полном объеме. Подчеркнем, что подобный шаг, безусловно, грозит неприятностями в отношениях с налоговой инспекцией, хотя некоторые налоговики ранее высказывали точку зрения, противоречащую позиции Минфина. Так, в письме УФНС по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007 сделан вывод, что при расчете налога на прибыль учитываются затраты на приобретение ГСМ исходя из пробега автомобиля и фактического расхода топлива в производственных целях. К сожалению, говорить о повсеместном применении контролерами данного правила пока не приходится.
Если фактическое потребление ГСМ в компании значительно отличается от утвержденных Минтрансом норм, то, возможно, стоит пойти на компромисс. К примеру, произвести контрольные замеры, а полученные значения утвердить приказом директора в качестве нормативов, которые можно использовать для целей налогообложения.
По одному из непреложных правил Налогового кодекса в отношении списания расходов они должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК). Так, для списания затрат на ГСМ фирме потребуется кассовый чек (если оплата производилась наличными), талоны или топливные карты (при безналичных расчетах). Однако одних лишь документов, подтверждающих оплату ГСМ, недостаточно. Главным оправдательным документом для списания «топливных» расходов при любых вариантах их оплаты служит путевой лист.
Его форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, обязательна только для автотранспортных компаний. «Непрофильные» фирмы в данном случае могут разработать свою форму путевого листа – главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты первичного документа, предусмотренные приказом Минтранса от 18 сентября 2008 года № 152.
Следует также учитывать, что при заполнении путевого листа специалисты Минфина рекомендуют указывать маршрут передвижения автомобиля. Именно эти данные, по мнению финансистов, послужат доказательством того, что автомобиль использовался в предпринимательских целях. Следовательно, оснований для признания расходов на ГСМ необоснованными не возникнет. При этом, считают эксперты финансового ведомства, для того чтобы можно было судить об оправданности затрат на бензин, достаточно составлять путевой лист раз в месяц (письмо Минфина от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).
Впрочем далеко не всегда отсутствие путевых листов и даже кассовых чеков означает, что списывать стоимость ГСМ придется за счет чистой прибыли. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 22 декабря 2008 года № Ф04-7930/2008(18089-А46-26) арбитры указали, что налоговое законодательство не содержит конкретного перечня первичных документов, непредставление которых автоматически означает отказ в признании «топливных» затрат. В рассматриваемом случае для подтверждения обоснованности расходов судьям оказалось достаточно договора аренды транспортного средства, документов, подтверждающих приобретение ГСМ, и актов их списания. Кроме того, инспекция не представила в суд никаких доказательств того, что «спорные» затраты компании не связаны с производственной деятельностью.
